Datu berak behin eta berriz sartu behar dituzue
Informazioa mezu elektronikoetatik kalkulu-orrietara eramaten duzue, eta handik kudeaketa-programara. Lan bera errepikatzen da, eta urrats bakoitzean akatsak egiteko arriskua dago.
Auditoria dohainik
Zer hobetu daiteke zuen enpresan? Eta nondik hasi?
Zuen taldearekin hitz egin, eguneroko lanaren adibideak aztertu eta erabiltzen dituzuen tresnak berrikusten ditugu.
Hortik abiatuta, diagnostikoa eta hasierako plana prestatzen ditugu: alferrikako lanak gutxitzeko, trabak non dauden argitzeko eta behar duzuen informazioa eskura izateko. Ez dugu aldez aurretik erabakitzen aplikazio berri bat edo adimen artifiziala behar duzuenik.
Doan, eta ezer kontratatzeko konpromisorik gabe. Gehienez bi saio egingo ditugu aurrez aurre, bakoitza 90 minutukoa. Txostena eta ondorioak elkarrekin aztertzeko bilera ere barne daude.
Auditoria dohainik
Hasteko, hitz egin dezagun.
Ez duzue zertan irtenbidea aurrez jakin. Kontatu labur nola lan egiten duzuen edo zerk ematen dizuen buruhauste gehien.
PROZESUAK, PERTSONAK ETA TRESNAK
Nola lan egiten duzuen ulertu, duzuenari etekin handiagoa ateratzeko.
Elkarrekin aukeratutako prozesuak aztertzen ditugu: zer urrats egiten dituzuen, nork parte hartzen duen eta zer tresna erabiltzen dituzuen.
ERP, CRM, Excel eta gainerako aplikazioak nola erabiltzen dituzuen ere begiratzen dugu. Helburua da duzuenari etekin handiagoa ateratzea eta, behar denean, elkarrengandik bereizita dauden tresnak konektatzea.
- ERP
- CRM
- Excel
- Beste aplikazio batzuk
Badakizue zerbait hobetu behar dela. Baina nondik hasi?
Lana aurrera ateratzen duzue, baina agian mezu gehiegi bidali behar izaten dituzue, gauza bera behin eta berriz egiaztatu edo zeregin asko eskuz egin. Baliteke erabiltzen dituzuen tresnak ere zuen beharretara guztiz ez egokitzea.
Irtenbiderik proposatu aurretik, egoera horien atzean zer dagoen ulertzen dugu.
Lana geldirik geratzen da, norbaiten zain
Eskaerek ez dute aurrera egiten, onarpenak atzeratzen dira edo behar duzuen informazioa berandu iristen da.
Zeregin batzuk pertsona bakar baten esku daude
Pertsona horrek bakarrik daki zenbait lan nola egin. Ez dagoenean, gainerakoei zaila egiten zaie lanarekin jarraitzea.
Tresnak izan arren, eskuzko lanak bere horretan dirau
Hainbat aplikazio erabiltzen dituzue, baina oraindik eskuz egin behar dituzue urrats batzuk, lana amaitzeko edo informazioa aurkitzeko.
Ez da erraza jakitea lana zertan den
Txosten bat prestatzeko edo prozesu baten egoera ezagutzeko, hainbat lekutako datuak bildu eta bateratu behar dituzue.
Ideiak badituzue, baina lehentasunak ez daude argi
Zereginak automatizatu, tresnak konektatu edo adimen artifiziala erabili nahi duzue. Baina ez dakizue zerk ekarriko lukeen onura handiena edo nondik hastea komeni den.
Hasteko, zuen lana ezagutu nahi dugu.
Zuen taldearekin eseri eta eguneroko lanaz hitz egiten dugu. Adibide zehatzak ikusten ditugu: eskaera bat, Excel fitxategi bat edo erabiltzen duzuen aplikazioa.
Zer dabilen ondo, zerk ematen dizuen lan gehien eta zer hobetu nahiko zenuketen galdetzen dizuegu. Ez duzue aurkezpenik prestatu behar, ezta tailer edo dinamika berezietan parte hartu ere.
Zuek ezagutzen duzue zuen lana. Guk entzun, galderak egin eta jasotakoari zentzua ematen diogu.
Zuen egoera ezagutzen dugu
Lehen elkarrizketa labur batean, zertan aritzen zareten eta zerk kezkatzen zaituzten azaltzen diguzue. Horrela ikusiko dugu ea laguntzeko aukerarik dugun.
Ondoren, zer aztertuko dugun eta nork parte hartzea komeni den adosten dugu.
Eguneroko lana bertatik bertara aztertzen dugu
Gehienez bi saio egiten ditugu aurrez aurre, bakoitza 90 minutukoa. Enpresaren ikuspegi orokorra dutenekin eta eguneroko zereginak egiten dituztenekin hitz egiten dugu.
Lanaren urratsak eta erabiltzen dituzuen tresnak berrikusten ditugu: ERP, CRM, Excel edo bestelako aplikazioak. Benetako adibideetatik abiatzen gara, hala nola eskaera batetik, dokumentu batetik edo arazoak sortzen dizkizuen zeregin batetik.
Aukerak aztertu eta lehentasunak argitzen ditugu
Trabak non dauden, egungo tresnei etekin handiagoa nola atera eta aldaketak egiteko zer behar den aztertzen dugu.
Bereizi egiten ditugu zuen kabuz egin ditzakezuen hobekuntzak, probatzea merezi duten aukerak eta oraingoz baztertzea komeni diren ideiak.
Ondorioak zuekin partekatzen ditugu
Diagnostikoa eta hasierako plana txosten batean jasotzen dituzue.
Ondoren, bilera batean aztertzen ditugu elkarrekin: ondo ulertu duguna baieztatzeko, behar diren zuzenketak egiteko eta lehen urratsa zein izan daitekeen azaltzeko.
Erabilgarri izango zaizuen diagnostikoa, gurekin jarraitu ez arren
Ez dizuegu tresna-zerrenda edo eskaintza komertzial bat besterik emango. Zer ikusi dugun, zer hobetu daitekeen eta nondik hastea gomendatzen dugun azaltzen duen txostena jasoko duzue.
- Egungo egoera
- Aztertutako prozesuak, erabiltzen dituzuen tresnak eta eguneroko zailtasun nagusiak.
- Hobetzeko aukerak
- Zer alda daitekeen, aldaketa bakoitzak zertan lagundu dezakeen eta aurrera egin aurretik zer egiaztatu behar den. Egungo tresnak hobeto erabiltzeko aukerak ere jasotzen ditugu.
- Lehentasunak
- Zer egitea komeni den lehenengo, zer utz daitekeen gerorako eta zer ez dugun gomendatzen oraingoz.
- Hasierako plana
- Elkarri lotutako urratsak, zer ordenatan aurrera egin jakiteko. Ez ideia solteak biltzen dituen zerrenda hutsa.
- Hurrengo urratsa
- Proba egitea merezi duen aukera bat aurkitzen badugu, pilotuaren lehen proposamena: zer probatu eta zer egiaztatu nahi dugun.
Baliteke gure gomendioa prozesu bat hobeto antolatzea, duzuen tresna bati etekin handiagoa ateratzea edo oraingoz ezer berririk ez garatzea izatea.
Lehenengo zuen enpresa ulertu. Gero, teknologia aukeratu.
Zerbait automatizatu, sistemak konektatu edo adimen artifiziala erabili aurretik, zer arazo konpondu nahi dugun argitu behar dugu.
Lehenik, lan egiteko modua
Teknologia behar den aztertzen dugu. Batzuetan, zereginak edo ardurak beste modu batera antolatzea da lehen urratsa.
Duzuenari etekin handiagoa atera
Tresnak ordezkatu edo aplikazio berri bat garatu aurretik, egungo sistemek zer aukera ematen duten eta hobeto nola erabil daitezkeen begiratzen dugu.
Zuen egunerokora egokitutako proposamenak
Taldea, eskura duzuen informazioa, mugak eta aldaketak egiteko aukera hartzen ditugu kontuan.
Lehenengo probatu. Gero zabaldu.
Garapen bat egitea gomendatzen badugu, hobekuntza zehatz eta mugatu batekin hasten gara. Horrela ikusiko dugu benetan baliagarria den, gehiago inbertitu aurretik.
Aurrera egitea merezi badu, hobekuntza zehatz bat probatuko dugu
Auditoretza doakoa da. Ondorengo proiektuak bereizita aurrekontatzen dira, eta zuek jarraitzea erabakitzen baduzue bakarrik jartzen dira martxan.
Probatu
Arazo zehatz bat lantzeko ordainpeko pilotua prestatzen dugu. Zer sartzen den, zenbat kostatuko den eta emaitzak nola neurtuko ditugun adosten dugu zuekin.
Helburua da hobekuntza eguneroko lanean probatzea, benetako kasuekin eta erabiliko duten pertsonekin, inbertsioa handitu aurretik.
Eguneroko lanean txertatu
Emaitzek aurrera egitea merezi duela erakusten badute, irtenbidea ohiko lanean txertatzen dugu. Horretarako behar diren integrazioa, dokumentazioa eta prestakuntza prestatzen ditugu.
Hobetu eta egokitu
Behar duzuen laguntza, mantentze-lanak eta hurrengo hobekuntzak adosten ditugu. Auditoretza egiteak ez zaituzte ondorengo zerbitzurik kontratatzera behartzen.
Dirulaguntza-deialdi egokiren bat badago, proiektuak baldintzak betetzen dituen azter dezakegu, eta izapideetan zer laguntza emango dugun adostu. Dirulaguntza jasotzea ez dago bermatuta. Lehenengo zer hobetu behar den erabakitzen dugu; gero, finantzatzeko aukerak aztertzen ditugu.
Eskatu aurretik jakin beharrekoa
Benetan doakoa da auditoretza?
Bai. Adostutakoaren barruan, doakoak dira lehen elkarrizketa, aurrez aurreko bi saio gehienez —90 minutukoa bakoitza—, azterketa, txostena eta ondorioak elkarrekin lantzeko bilera.
Azterketa sakonagoa behar bada, azaldu egingo dizuegu, eta aparteko aurrekontua emango dizuegu lan horri ekin aurretik.
Ondoren proiektu bat kontratatu behar dugu?
Ez. Txosteneko ondorioak zuen hurrengo urratsak erabakitzeko erabil ditzakezue, gurekin lanean jarraitzen ez baduzue ere.
Zer prestatu behar dugu?
Ez duzue aurkezpenik prestatu behar. Enpresaren ikuspegi orokorra duen norbaitekin eta aztertuko ditugun lanak egiten dituztenekin hitz egitea da garrantzitsuena.
Zuen lana hobeto ulertzeko, benetako adibide bat edo bi erakusteko ere eskatuko dizuegu.
Aurrez jakin behar dugu zer automatizatu nahi dugun?
Ez. Auditoretzaren helburuetako bat horixe da: zer hobetu daitekeen eta horretarako zer bide izan daitekeen egokiena argitzea.
Adimen artifiziala erabiltzea proposatuko diguzue?
Konpondu nahi den arazorako egokia bada soilik. Baliteke lanaren antolaketa hobetzea, tresna bat hobeto erabiltzea, sistemak konektatzea, zeregin bat automatizatzea edo irtenbide propio bat garatzea gomendatzea.
Zer ez du barne hartzen doako auditoretzak?
Ez da enpresa osoaren azterketa sakona. Ez ditu barne hartzen lege-, kontabilitate- edo zibersegurtasun-auditoretzak, integrazio-proba teknikoak, softwarearen garapena edo dirulaguntza eskatzeko memoria osoa prestatzea.
Nola zaintzen duzue partekatzen dugun informazioa?
Informazio sentikorra aztertu aurretik, konfidentzialtasun-baldintzak adosten ditugu. Prozesuak ulertzeko behar dugun informazioa baino ez dugu eskatzen.
Ez dugu bilerarik grabatzen aurrez adostu gabe. Enpresaren dokumentazioa ere ez dugu adimen artifizialeko tresnetan erabiltzen, horretarako prozedura adostu ezean.
Auditoria dohainik
Zer hobetu nahiko zenukete?
Ez duzue zertan irtenbidea aurrez jakin. Kontatu labur nola lan egiten duzuen edo zerk ematen dizuen buruhauste gehien.